Sitter hemma och funderar efter en middag med rödvin, vad är perfekt information?

Jag har de senaste dagarna stött på flera tillfällen, där informationen/kommunikationen inte varit perfekt.

Det som utlöste tankarna var när jag var på Biltema för att köpa nya bromsskivor till min gamla SAAB. Jag måste erkänna det direkt men jag handlar på Biltema och det är av en orsak och ingen annan priset och även öppettiderna.

För en dygt en vecka sedan var jag på Biltema, jag visste vad jag skulle ha bromsskivor och bromsklosar till en SAAB 900 1995.  En enkel söksida ordnar det med tre klick (eller en sökmotor med ett) för att få fram rätt information (Mekonomen har nästan kommit dit). Jag söker på mitt registreringsnummer som kopplar till bilmodell. Jag får sedan klicka på broms på menyn och sedan bromsskiva bak.

Men på biltema tar det längre tid, dels sökningen som inte är lika logisk. Men det som stör mig är när jag kommer till butiken och lyckas söka fram rätt bromsskiva med tillhörande artikel-nummer. På skärmen står det att det ligger på E19. Bra tänker jag, det här kommer att gå snabbt trots att jag får plocka delen själv samt att jag inte har någon att fråga.

Men när jag kommer till E19 så är det inte bara min bromsskiva som ligger på E19, det är alla bromsskivor som de säljer dvs ett hundratal till. Och det största problemet är att det varken ligger i bokstavsordning (Märke och modell) eller i art-nr ordning.

Jag pratar med en försäljare och han säljer att det är svårt att hålla ordning, de ska ligga i art-nr ordning men att bromsskivor tillkommer och att andra utgår. Så jag får helt sonika leta logiskt rad efter rad går jag igenom och efter en massa frustation så hittar jag till slut mina bromsskivor. Egentligen skulle det ha räckt med att jag knappade in mitt registreringsnummer vid en terminal (eller min mobiltelefon) sedan kunde rätt hylla ha en lysdiod som indikerade var bromsskivan fanns.

All information finns, men vi får leta manuellt. Detta är ett exempel ifrån en affär men kunde lika gärna ha varit något annat, vi vet vad vi ska ha, men det tar väldigt lång tid att hitta det.

En direkt översättning som mina kunder har (även jag själv ibland måste jag erkänna). De vill hitta just det dokumentet, det ärendet, den akten. Men det tar tid för de har inte en struktur, de jobbar olika och de sparar (nästan) samma dokument på olika ställen.

Så det är såna saker som jag funderar över, hur kan jag hitta rätt snabbare och vara säker på att det är det sista versionen av dokumentet?

Just nu har jag en kund som håller på att gå över ifrån att använda enbart C:\ och G:\ diskarna till att använda ett dokumenthanteringssystem med allt vad det innebär.  Vilka metaforer ska jag använda, hur ska jag på ett pedagogiskt sätt förändra deras arbetssätt? Hur ska vi konvertera alla den information som finns där idag? Japp på tisdag ska jag ha svaret. Vem vet jag kanske skriver en instruktion på bloggen som kanske kan hjälpa även andra.

Nog svamlat om det, du har jag lovat att spela pingis med barnen.

Igår var första dagen på mitt nya jobb hos Software Innovation som Business Analyst. Men jag misstänker att jag även kommer att arbeta med andra saker. Jag brukar på något konstigt sätt alltid hitta nya roller och uppgifter, tiden får utvisa vad det blir. Hur som helst är det spännande att byta arbete.

Nu återstår det lite innan jag är en riktig specialist inom dokument- och ärendeshantering, diarieföring och offentlig förvaltning. Ska försöka att reda ut alla begrepp och definitioner och räknar med jag kommer att lära mig mycket nytt under de närmaste veckorna.

Jag fick frågan vad gör Software Innovation  system 360  för någon nytta vad ger det kunderna?

-Ordning och reda på deras information och processer, svarade jag. Sedan kom vi in på en mer filosofisk diskussion kring information, kunskap och tillgång till information. Vad är värdet att ha tillgång till korrekt information vid rätt tillfälle?

Återkommer med blogginlägg kring hur vi kan hantera information på ett bättre sätt när jag är mer varm i kläderna.