Varför dokumenthantering?

Handen på hjärtat, visst har du både privat och professionellt ibland svårt att hitta rätt information? Du är inte ensam se DN artikeln kring att vi slösar bort vår arbetstid. Hur kunde det bli så här? Varför ska vi syssla med med dokumenthantering? Med dokumentering menar jag i stort sett samma sak som wikipedias definition, dvs följande delar   

1. Skapa/upprätta dokument
2. Fastställande/godkännande av dokumentet
3. Förändring av dokumentet
4. Hitta/söka dokumentet
5. Arkivering/Rensning.

Sedan persondatorns intåg på arbetsplatser har informationsmängden i organisationer ökat drastiskt. Det har blivit enklare att skapa och spara elektroniska dokument samt att kommunikationen med elektroniska dokument har ökat, detta sammantaget gör att dokumenten ganska snart blir svåra att överblicka. Det krävs en plan och struktur för att skapa ordning och reda på sin organisations dokumentation. 

Grundtanken är att det ska vara enkelt och effektivt att hantera information i organisation för hela verksamheten. Men handen på hjärtat hur ser det ut i din organisation?

• Är det lätt att hitta relevanta dokument?
• Vet vi säkert vilken version av dokumentet som är gällande och var jag hittar den senaste versionen?
• Kan alla som behöver det komma åt den relevanta informationen?

Vanligt med Informationsöar

Idag är det vanligt i organisationer att informationen finns på många olika platser. Organisationen använder sig av filservrar, personlig hårddiskar och egen e-post som dokumenthantering. Dessa informationsöar är svåra att överblicka och nå.

För en användare som ska hitta ett specifikt dokument krävs det lite detektivarbete för att hitta dokumentet om det ens är möjligt. Enligt en undersökning så lägger en kunskapsarbetare så mycket som mellan 10-30 procent av sin arbetstid för att söka efter relevant information. Har Ni informationsöar i er organisation så tar det tid att hitta relevant information om det ens går.  

Informationsöar gör det svårt att styra tillgängligheten, dvs att rätt person kan komma åt dokumentet och kan ändra i dokumenten och att andra personer inte får tillgång till hemlig information. 

Informationsstruktur och sökbarhet

Om organisationen använder sig av filserver för att spara sina dokument får det några konsekvenser som gör det svårt att hitta rätt.

Informationsstrukturen och vägledning att hitta rätt görs med hjälp av mappar  t ex J:\Projekt\Företaget_A\Budget\2009\

Även filnamnet används för att tala om vilken typ av information som finns i dokumentet t ex Budget_marknadsavdelning_våren_2009_utkast_version_03.doc

Detta arbetssätt kan fungera relativt bra så länge antalet användare och också antalet filer är begränsat.

Men det finns flera nackdelar med att använda sig av denna arbetsmetodik.

Svårt med en enhetlig namnsättning av dokumenten

Det är upp till varje användare att döpa sina filer själv, vi tänker och agerar olika därför kommer det inte att finns någon konsekvent namnstandard.

Det är oftast svårt att förstå vad en fil handlar om utan att öppna den, detta tar tid.

Svårt att styra var filer ska sparas

Många sparar filer på sin lokala C: disk och därmed blir det omöjligt för andra att se filerna. Dessutom kan all information förloras om den lokala disken kraschar eller en bärbar dator förloras.

Svårt för andra än originalförfattaren att hitta till rätt mapp, vi tänker och resonerar olika, vad som är självklart för författaren är inte det för alla andra.  

Samma fil kan sparas på flera ställen just för att det är svårt se var ursprungsfilen finns, med andra ord blir flera kopior utspridda och förvirring kan uppstå angående vilken som är det senaste och gällande dokumentet.

Inget sätt att informera andra om uppdateringar av dokument

När en användare uppdaterar ett dokument som även andra användare ska nyttja så förutsätter det att man informerar de berörda användarna om uppdateringen manuellt, vanligen via e-post.

Ett vanligt sätt att informera andra om en uppdatering är att skicka dokumentet som bifogad fil i ett e-postmeddelande till de andra. Detta gör att filen kommer att sparas på flera ställen och det blir svårare att veta vilken version som är den gällande.

Inget effektivt sätt att jobba gemensamt

När flera användare ska arbeta med ett gemensamt dokument blir det problem med att låsa filerna. Eftersom man normalt ändrar på filnamnet när man gör en större uppdatering kan flera personer jobbar med filen oberoende av varandra. Detta leder till att det är svårt att hitta rätt fil och se en korrekt versionshistorik på filen.

Behörigheten styrs oftast på mappnivå på filservern, det är svårt att bjuda in någon ifrån en t ex en annan avdelning som endast ska få tillgång till just det dokumentet och inte hela mappstrukturen.

Ingen riktig versionshistorik för filer

Versionshanteringen sköts genom att döpa om dokumentet varje gång man gör en ny version. Inte sällan använder man sig av versionnummer, datum och initialer i dokumentnamnet t ex Offert_SAAB_Ver_04_20100623_LB. Allt bygger på den manuell hantering och olika användare har sin logik för namnsättningen och efter ett tag finns det massor av filer i mappen och det blir svårt att veta vilken som är den gällande versionen och vem som uppdaterade den senast.

Används samma filnamn så skrivs originalinformationen över – man förlorar därmed historiken för detta dokument.                  

Ordning och reda

Någonstans vill organisationen få kontroll på sitt informationsflöde och ha kontroll och undvika ovanstående nackdelar. Organisationen vill få ökad effektivitet och kvalitet på informationshanteringen. Är ett dokumenthanteringssystem svaret på dessa frågor?

Med ett nytt dokumenthanteringssystem så kommer inte alla dokumenthanteringsproblem att lösa sig automatiskt. Det krävs struktur och en plan på hur man inom organisationen ska arbeta med dokumenthantering. 

I ordning och reda begreppet ligger också att man vill arbeta på ett liknande sätt när det gäller dokumenthantering. Detta är svårt att genomföra om organisationen inte har något annat systemstöd än det som operativsystemet och ordbehandlingsprogrammet erbjuder.

Stämmer denna problembild för Er organisation? Skriv gärna en kommentar.